Belajar Microsoft Word: Panduan Lengkap (+Gambar)

Microsoft Office Word atau MS Word adalah aplikasi/ perangkat lunak pengolah kata milik Microsoft yang pertama kali dirilis pada tahun 1983. Microsoft Word didesain dengan konsep WYSIWYG (What You See is What You Get), yang berarti bahwa apa yang Anda sunting akan terlihat sama persis dengan hasil akhir. Meski terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan Microsoft Word, aplikasi besutan Microsoft ini sudah luas digunakan baik di dunia pendidikan maupun dunia kerja. Keterampilan menggunakan Microsoft Word juga menjadi salah satu syarat dasar ketika akan melamar pekerjaan. Hal ini membuktikan betapa pentingnya pengetahuan mengenai cara menggunakan Microsoft Word. Oleh karena itu, kami sajikan artikel ini sebagai panduan belajar Microsoft Word.

Cara Menggunakan Microsoft Word

Di dalam artikel ini, Anda dapat memahami dasar-dasar Microsoft Word yang sering digunakan. Anda dapat mempelajari mulai dari cara membuka aplikasi Microsoft Word, bagian-bagian Microsoft Word, hingga cara membuat dokumen agar lebih menarik. Panduan belajar Microsoft Word ini disertai dengan gambar sehingga Anda dapat mengikuti petunjuk yang ada dengan lebih mudah.

Panduan belajar Microsoft Word ini menggunakan Microsoft Word 2019. Namun, panduan ini tidak berbeda jauh dengan Microsoft Word 2016, 2013, dan 2010. Oleh karena itu, Anda juga dapat menggunakan panduan ini pada Microsoft Word 2016, 2013, dan 2010.

Berikut daftar isi panduan belajar Microsoft Word pada artikel ini.

Cara Membuka Microsoft Word

Untuk membuka Microsoft Word, ketik Word pada kotak Search lalu pilih Word.

Selanjutnya, jendela Microsoft Word akan terbuka.

Cara Membuat File/ Dokumen Baru di Word

Setelah Anda menyalakan aplikasi Microsoft Word, Anda akan melihat tampilan seperti pada gambar berikut. Untuk membuat dokumen baru, pilih tab New. Selanjutnya, pilih Blank document untuk membuat halaman kosong atau pilih salah satu template pada bagian bawah bila Anda ingin menggunakan template tertentu.

Jika Anda sudah berada pada halaman dokumen dan ingin membuat dokumen/ file baru, pilih File atau Simbol Microsoft Word (untuk versi 2007 atau sebelumnya) > New > Blank document atau pilih salah satu template yang Anda inginkan.

Bagian-Bagian Microsoft Word

Berikut ini bagian-bagian dari Microsoft Word.

Keterangan:

1. Title Bar
2. Quick Access Toolbar
3. Window Controls
4. Ribbon Tabs
5. Ribbon
6. Ruler
7. Scrollbar
8. Zoom Slide Control
9. View Buttons
10. Document Window
11. Status Bar

Setelah mengetahui bagian-bagian Microsoft Word, sekarang kita akan mempelajari pengertian dan fungsi dari masing-masing bagian tersebut.

1. Title Bar

Menunjukkan nama dokumen yang sedang aktif/ digunakan dan nama dari aplikasi yaitu Microsoft Word.

2. Quick Access Toolbar

Seperti namanya, Quick Access Toolbar berfungsi agar alat-alat yang sering digunakan dapat diakses dengan cepat. Berikut bagian-bagian dari Quick Access Toolbar:

• Save: Untuk menyimpan dokumen dengan nama yang sama dengan sebelumnya. Apabila Anda membuat dokumen baru, opsi Save ini akan meminta Anda untuk mengatur nama dan letak file dokumen tersebut pada komputer.
• Undo: Untuk menghapus perubahan terakhir yang dilakukan pada dokumen Anda. Anda dapat mengklik tanda panah bawah di sebelah kanan Undo untuk memilih perubahan yang ingin Anda hapus.
• Redo: Untuk mengembalikan perubahan yang sebelumnya dihapus oleh Undo. Singkatnya, Redo adalah kebalikan dari Undo.
• Customize Quick Access Toolbar: Untuk mengatur opsi/ alat yang ingin ditampilkan pada bagian Quick Access Toolbar.

3. Window Controls

Window Controls terletak pada bagian kanan atas Microsoft Word dan memiliki 4 tombol pengaturan sebagai berikut:

1. Minimize: Untuk menyembunyikan aplikasi Microsoft Word ke taskbar.
2. Restore Down: Untuk mengubah ukuran Microsoft Word dari full screen menjadi ukuran normal.
3. Maximize: Untuk mengubah ukuran Microsoft Word menjadi full screen.
4. Close: Untuk menutup aplikasi Microsoft Word.

4 & 5. Ribbon Tabs dan Ribbon

Ribbon berisi perintah-perintah yang kita gunakan pada saat membuat dan menyunting dokumen. Perintah-perintah ini dikelompokkan berdasarkan fungsinya ke dalam beberapa Ribbon Tabs. Berikut Ribbon Tabs tersebut:

File

File berisi opsi tentang fungsi-fungsi dasar yang berkaitan dengan dokumen seperti menyimpan, membuka, dan membuat halaman baru.

Home

Memiliki opsi yang berkaitan dengan format penulisan (contoh: ukuran, warna, dan jenis huruf). Opsi-opsi tersebut dikelompokkan menjadi 5 yaitu Clipboard, Font, Paragraph, Styles, dan Editing.

Insert

Pada bagian Insert Anda dapat menambahkan atau menyisipkan elemen pada dokumen Anda, seperti gambar, tabel, bentuk (shapes), nomor halaman, dll. Insert dikelompokkan menjadi 10 grup yaitu Pages, Tables, Illustrations, Add-ins, Media, Links, Comments, Header, Footer, Text, Symbols.

Design

Design hanya terdiri dari 2 bagian, yaitu Document Formatting dan Page Background. Design berguna untuk mengubah desain dari dokumen seperti tema, background, border, dll.

Layout

Layout memiliki opsi yang berfungsi untuk mengatur tampilan dan bentuk dari dokumen seperti ukuran halaman, jarak halaman, margin, dll. Layout terdiri dari 3 kelompok yaitu Page Setup, Paragraph, dan Arrange.

References

Pada bagian References, terdapat 7 kelompok yaitu Table of Contents, Footnotes, Research, Citation & Bibliography, Captions, Index, dan Table of Authorities. Opsi-opsi pada References ini berfungsi untuk menambahkan elemen yang berhubungan dengan referensi seperti sumber, sitasi, daftar isi, dll.

Mailings

Pada bagian Mailing, opsi-opsi yang ada dikelompokkan menjadi 5 bagian yaitu Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, dan Finish. Dengan Mailing, Anda dapat menggabungkan (merge) email atau tulisan, membuat label, dll.

Review

Review berisi opsi-opsi untuk membantu Anda dalam membuat suatu dokumen, seperti mengecek struktur kalimat, menyisipkan kolom komentar pada dokumen, dan menghitung (jumlah halaman, kata, huruf, paragraf, baris), dll. Review dibagi menjadi 10 bagian yaitu Proofing, Speech, Accessibility, Language, Comments, Tracking, Changes, Compare, Protect, dan Ink.

View

View memiliki fungsi untuk mengatur tampilan dari dokumen yang sedang Anda gunakan. Dengan View ini, Anda dapat mengatur perbesaran dokumen, menampilkan atau menyembunyikan penggaris, dll. View dibagi menjadi 8 bagian yaitu Views, Immersive, Page Movement, Show, Zoom, Window, Macros, dan Sharepoint.

Help

Help memberikan Anda akses ke support apabila Anda mengalami kesulitan ketika menggunakan Microsoft Word. Pada bagian Help terdapat 4 opsi yaitu Help, Contact Support, Feedback, dan Show Training.

6. Ruler

Ruler berfungsi untuk membantu Anda mengatur margin dan indentasi dari paragraf. Selain itu, Ruler juga membantu Anda untuk merapikan letak gambar, teks, dan elemen lainnya. Ruler dapat ditampilkan dalam inci, cm, atau satuan lainnya sesuai dengan pengaturan satuan di Microsoft Word Anda.

7. Scrollbar

Scrollbar berfungsi untuk menggeser tampilan halaman pada dokumen. Ada 2 jenis Scrollbar, yaitu vertikal dan horizontal.

• Vertical Scrollbar berfungsi untuk menggeser halaman ke arah atas atau bawah.
• Horizontal Scrollbar berfungsi menggeser halaman ke arah samping (kiri atau kanan)

8. Zoom Slide Control

Untuk mengatur perbesaran tampilan pada dokumen yang sedang Anda gunakan. Anda dapat mengatur perbesaran dokumen dari mulai 10% hingga 500%.

9. View Buttons

Berfungsi untuk mengubah jenis layout dokumen yang sedang Anda buat. Ada 3 jenis tampilan yang disediakan, yaitu:

• Print Layout: Tampilan seperti ketika di print, lengkap dengan margin dan page break.
• Read Mode: Menyesuaikan ukuran dokumen dengan ukuran layar, halaman digeser secara horizontal layaknya seperti buku.
• Web Layout: Tampilan dokumen tanpa margin dan page break.

10. Document Window

Tempat/ area untuk membuat dan menyunting dokumen.

11. Status Bar

Menunjukkan informasi dari dokumen yang sedang digunakan, yaitu jumlah halaman, jumlah kata, dan pengaturan bahasa yang digunakan.

Cara Membuat Halaman di Word

Ketika menggunakan Microsoft Word, kita sering memerlukan halaman baru untuk mengetik. Cara membuat halaman baru di Word adalah dengan memilih Insert > Pages . Anda akan melihat 3 opsi yaitu, Cover Page, Blank Page, dan Page Break.

• Cover Page: Menambahkan halaman depan pada dokumen yang berisi judul, gambar, atau keduanya. Microsoft menyediakan berbagai macam template untuk halaman cover.
• Blank Page: Menambahkan halaman baru yang kosong.
• Page Break: Membuat jarak di bawah teks yang Anda pilih sehingga teks/ gambar di bawahnya akan berada di halaman yang baru.

Apabila Anda ingin menambahkan halaman baru kosong, maka pilih Blank Page.

Cara Menyimpan Dokumen pada Microsoft Word

Ketika membuat dokumen di Microsoft Word, penting untuk menyimpan dokumen agar tidak hilang pada saat Anda membuka kembali. Menyimpan dokumen dapat Anda lakukan baik ketika sedang membuat dokumen ataupun setelah selesai membuat dokumen. Ada 2 cara menyimpan dokumen pada Microsoft Word:

1. Save
   

   

   Save dapat digunakan untuk menyimpan dokumen baru ataupun dokumen yang lama dengan nama yang sama. Caranya pilih File > Save. Apabila Anda menyimpan dokumen baru, Anda perlu menentukan lokasi penyimpanan dokumen terlebih dahulu. Caranya, klik Browse dan pilih lokasi yang diinginkan. Setelah Anda menemukan lokasi penyimpanan, beri nama dokumen lalu klik Save. Anda juga dapat menggunakan Save dengan shortcut Ctrl+S.
2. Save As
   

   

   Save As berfungsi untuk menyimpan dokumen yang pernah Anda simpan sebelumnya dengan menggunakan nama yang baru/ berbeda. Untuk melakukannya, pilih File > Save As > Browse. Setelah itu, isikan nama baru pada dokumen tersebut dan klik Save. Shortcut untuk Save As dapat Anda akses dengan menekan tombol F12.

Cara Membuat Tabel di Microsoft Word

Ketika belajar Microsoft Word, Anda akan sering melihat tabel di dalam dokumen-dokumen. Tabel ini dapat membantu Anda untuk menulis data dengan lebih terstruktur dan mudah dilihat. Anda dapat membuat tabel pada Microsoft Word pada bagian Insert > Table. Setelah itu, akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah.

Anda dapat langsung membuat tabel dengan memilih ukuran pada kotak yang disediakan. Ukuran baris dan kolom dapat Anda tentukan dengan kotak yang berwarna oranye. Apabila Anda ingin membuat tabel secara manual, Anda dapat memilih Insert Table pada bagian bawah. Akan muncul kotak dialog seperti berikut ini.

Isi jumlah Row (baris) dan Column (kolom) sesuai yang Anda inginkan, lalu klik OK.

Cara Mengatur Ukuran Kertas di Word

Ukuran kertas ini perlu Anda perhatikan ketika akan mencetak dokumen. Apabila ukuran kertas pada dokumen dan mesin cetak berbeda, dokumen Anda dapat terpotong atau sebagian kertas akan menjadi kosong.

Anda dapat mengatur ukuran kertas pada dokumen Anda dengan cara pilih Layout/ Page Layout > Size. Anda akan melihat berbagai macam ukuran kertas yang dapat langsung dipilih. Apabila ukuran kertas yang Anda inginkan tidak tertera pada pilihan tersebut, pilih More Paper Sizes.

Setelah memilih More Paper Sizes, Anda akan melihat kotak dialog seperti di bawah ini.

Pada bagian paper size, pilih Custom Size. Isikan panjang dan lebar dari ukuran kertas yang Anda inginkan. Sebagai contoh, ukuran kertas F4 adalah 21,5 x 33 cm. Bila Anda ingin membuat kertas berukuran F4, isikan nilai Width sebesar 21.5 dan Height sebesar 33.

Cara lainnya, Anda dapat mengklik tanda panah kecil di sebelah kanan tulisan Page Layout. Pilih Paper pada bagian atas kotak dialog. Pilih ukuran kertas yang Anda inginkan atau isikan secara manual, kemudian klik OK.

Cara Menampilkan/ Memunculkan Ruler di Word

Ruler atau penggaris pada Microsoft Word berguna untuk mengatur dan mengetahui margin yang sedang digunakan untuk dokumen tersebut. Hal ini berguna untuk merapikan paragraf, baris, dan gambar pada dokumen Anda. Selain itu, ruler juga dapat membantu Anda untuk mengetahui tampilan dokumen Anda apabila dicetak.

Cara menampilkan ruler di Word adalah dengan memilih ribbon tab View. Pada bagian Show, centang opsi Ruler. Anda akan melihat Ruler di sebelah dokumen Anda.

Cara Membuat Daftar Isi di Word

Apabila Anda menulis suatu dokumen dengan jumlah halaman yang banyak, daftar isi dapat mempermudah orang dalam memahami struktur dokumen Anda. Pada Microsoft Word, Anda dapat membuat daftar isi dengan menggunakan Table of Contents. Sebelum mulai membuat daftar isi, pastikan tulisan Anda (judul bab/ subbab) telah menggunakan Heading. Hal ini dimaksudkan agar judul bab/ subbab tersebut masuk ke dalam daftar isi. Jika Anda belum menggunakan heading pada dokumen Anda, pilih dan seleksi tulisan yang akan dijadikan bab/ subbab lalu pilih Heading yang diinginkan. Heading dapat Anda temukan pada bagian Home di kelompok Styles.

Untuk menambahkan Table of Contents pada dokumen Anda, pilih References > Table of Contents > Automatic Table 1 atau 2. Apabila Anda sudah mengetik menggunakan heading untuk bab/ subbab pada dokumen Anda, maka Table of Contents akan memasukannya secara otomatis.

Apabila Anda menambahkan bab/ subbab baru, klik Update Table pada bagian atas daftar isi secara langsung atau pilih References > Table of Contents > Update Table.

Setelah mengklik Update Table, Anda akan memiliki 2 opsi, yaitu

• Update page numbers only: Hanya mengubah nomor halaman saja, perubahan pada bab/ subbab tidak akan diperbarui.
• Update entire table: Memperbarui semua perubahan yang dilakukan baik pada nama bab/ subbab maupun nomor halaman.

Klik OK setelah Anda memilih opsi perubahan yang diinginkan.

Bagi Anda yang ingin mengatur tampilan dari daftar isi, pilih References > Table of Contents > Custom Table of Contents. Anda akan melihat kotak dialog seperti gambar di bawah ini.

Keterangan:

Cara Menyisipkan/ Menambahkan Gambar Microsoft Word

Anda dapat menyisipkan gambar pada Microsoft Word melalui Insert lalu klik Picture. Anda akan memiliki 2 opsi, yaitu This Device (gambar dari perangkat Anda) dan Online Pictures (gambar yang sudah disediakan oleh Microsoft Word). Pilih gambar yang Anda inginkan lalu klik Insert. Gambar akan muncul di dokumen Anda.

Untuk mengubah ukuran gambar, Anda dapat menggerakkan bulatan pada bagian ujung gambar. Apabila Anda ingin meletakkan gambar di antara tulisan, klik gambar yang diinginkan. Selanjutnya, pilih Format/ Picture Format > Wrap Text. Pilih jenis Wrap Text yang diinginkan dan letakkan gambar di lokasi yang Anda inginkan.

Catatan: Anda juga dapat membuka Wrap Text dengan klik kanan pada gambar lalu pilih Wrap Text.

Baca juga:  Cara Mengatur Tulisan Rata Kiri, Kanan, Tengah, dan Justify di Word

Cara Mengatur Spasi di Word

Terkadang kita perlu mengatur jarak/ spasi pada dokumen agar tulisan terlihat lebih rapi, tidak terlalu rapat ataupun renggang. Ada 2 jenis spasi yang akan kita bahas, yaitu spasi antar karakter dan baris.

Cara Mengatur Spasi Antar Karakter

Untuk mengatur spasi antar karakter, Anda dapat memilih Home lalu pilih tanda panah kecil di sebelah kanan Font. Pilih tab Advanced pada bagian atas kotak dialog yang muncul. Pada bagian Spacing, Anda dapat memilih Normal, Expanded (renggang), Condensed (rapat). Untuk mengatur spasi secara manual, isikan nilai pada bagian By. Semakin besar nilai, semakin renggang jarak antar huruf/ karakter.

Cara Mengatur Spasi Antar Baris

Spasi antar baris pada Microsoft Word dapat Anda atur dengan memilih Home > Paragraph > Line and Paragraph Spacing (kotak merah di gambar). Pilih ukuran spasi yang Anda inginkan. Anda juga dapat memberi jarak spasi antara baris awal paragraf dengan paragraf sebelumnya menggunakan opsi Add Space Before Paragraph. Untuk menghapus spasi di antara baris akhir paragraf dan paragraf setelahnya, klik Remove Space After Paragraph.

Apabila Anda ingin mengatur spasi antar baris secara manual, pilih Line Spacing Options. Anda akan melihat kotak dialog seperti gambar di bawah. Perhatikan pada bagian Spacing. Anda dapat langsung memilih nilai/ ukuran spasi yang Anda inginkan di bagian Line spacing atau mengisi secara manual di bagian At. Klik OK setelah selesai.

Berikut penjelasan masing-masing opsi pada bagian Spacing.

Line Spacing

Cara Mengatur Margin di Word

Margin adalah area/ daerah di antara tepi halaman dan isi halaman. Fungsi dari margin adalah menghindari terpotongnya isi dokumen pada saat proses pencetakan. Meskipun pada umumnya teks atau objek muncul di dalam dokumen, terkadang beberapa hal bisa muncul di luar margin (Contoh: Nomor halaman, header, dan footer). Oleh karena hal itu, penting untuk mengetahui cara mengatur margin.

Anda dapat mengatur margin di Word dengan mengklik Layout > Margin. Anda dapat memilih ukuran margin yang sudah tersedia atau klik Custom Margins untuk mengatur ukuran margin secara manual. Setelah selesai, klik OK.

Cara lain untuk mengatur margin secara manual dapat Anda lakukan dengan mengklik tanda panah kecil di sebelah kanan tulisan Page Layout. Pada tab Margins, ganti ukuran margin sesuai yang Anda inginkan. Klik OK untuk melihat perubahannya.

Cara Membuat Bingkai/ Border di Microsoft Word

Page border pada Microsoft Office Word adalah bingkai yang dapat menambah estetika pada dokumen Anda. Untuk membuat border/ bingkai, pilih Design > Page Border.

Anda akan menemukan 3 tab:

1. Border: Membuat bingkai di sekitar tulisan pada dokumen
2. Page Border: Membuat bingkai pada halaman dokumen
3. Shading: Memberikan efek background pada tulisan yang dapat menyesuaikan tema dokumen

Untuk membuat bingkai pada dokumen, pilihlah menu Page Border. Anda akan melihat beberapa pengaturan sebagai berikut:

• Setting: Tipe dari bingkai yang akan digunakan (kotak, efek bayangan, 3 dimensi, atau custom)
• Style: Jenis garis yang akan digunakan pada bingkai
• Color: Warna dari bingkai (Automatic pada Word adalah hitam)
• Width: Ketebalan garis bingkai
• Art: Menggunakan motif objek (buah, tumbuhan, hewan) pada bingkai
• Preview: Menampilkan sampel contoh bingkai pada dokumen
• Apply to: Memilih halaman dokumen mana saja yang akan diberi bingkai

Setelah selesai mengatur bingkai halaman, klik OK.

Cara Membuat Header dan Footer di Word

Untuk membuat Header dan Footer, pilih menu Insert. Pilih Header atau Footer, lalu klik model/ style yang Anda inginkan.

Klik 2 kali pada Header atau Footer yang telah Anda buat untuk mengganti isi teks. Setelah selesai, tekan Esc pada keyboard atau klik Close Header and Footer.

Cara Membuat Grafik di Word

Ketika belajar Microsoft Word, membuat grafik adalah hal yang penting untuk diketahui. Dengan menggunakan grafik, maka Anda dapat menyajikan data pada dokumen Anda dengan lebih jelas dan rapi. Untuk membuat grafik, pilih Insert > Chart. Pilih jenis grafik yang Anda inginkan, lalu klik OK.

Setelah muncul grafik, klik kanan pada grafik tersebut lalu klik Edit Data. Anda memiliki 2 opsi, yaitu Edit Data atau Edit Data in Excel. Apabila Anda memilih Edit Data in Excel, maka Microsoft Excel akan menyala dan data dari grafik dapat Anda simpan sebagai file yang terpisah.

Shortcut Microsoft Word

Shortcut pada Microsoft Word dapat membantu Anda untuk mengolah dokumen lebih cepat. Oleh karena itu, berikut kami berikan shortcut-shortcut yang sering digunakan di Microsoft Word.

Penutup

Demikian artikel kami mengenai panduan belajar Microsoft Word. Semoga artikel ini membantu Anda lebih mahir menggunakan Microsoft Word. Apabila Anda memiliki pertanyaan seputar Microsoft Word, silakan tinggalkan pesan di kolom komentar.