Kelebihan dan Kekurangan Google Form

Google Form adalah layanan untuk membuat survei atau kuesioner online yang disediakan oleh Google. Google Form digunakan secara luas karena cara membuat Google Form yang tergolong simpel dan mudah. Selain itu, Google Form juga 100% gratis. Meski demikian, tak ada gading yang tak retak. Di samping berbagai kelebihan yang dimiliki, terdapat pula beberapa kekurangan Google Form yang membuatnya dikritik berbagai pihak.

Sebelum membahas kelebihan dan kekurangan Google Form, kita akan membicarakan terlebih dahulu mengenai fungsi dan fitur yang dimiliki oleh Google Form. Dengan mengetahui fitur Google Form, Anda akan dapat memahami kelebihan dan kekurangan Google Form dengan baik pula.

Kegunaan dan Manfaat Google Form

Kegunaan Google Form

Google Form, atau disebut Google Formulir dalam bahasa Indonesia, merupakan layanan yang disediakan Google untuk membuat survei dan kuesioner. Namun, sebenarnya terdapat fungsi lain dari Google Form. Selain berguna untuk membuat survei dan kuesioner, Google Form juga berfungsi untuk membuat kuis, mengumpulkan lamaran pekerjaan, mengumpulkan biodata, pendaftaran suatu acara (RSVP), dan masih banyak lagi kegunaan lainnya.

Manfaat Google Form

Berikut ini beberapa manfaat menggunakan Google Form:

1. Menghemat pengeluaran. Dengan menggunakan Google Form yang dibuat dan dibagikan secara online, Anda tidak perlu lagi mencetak survei menggunakan kertas. Dengan demikian, Anda dapat menghemat penegeluaran berupa kertas dan tinta.
2. Menghemat waktu dan tenaga. Google Form dapat dibagikan menggunakan email atau link kepada orang lain. Anda tidak perlu beranjak dari komputer atau smartphone Anda untuk membagikan survei tersebut. Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi mendatangi responden satu-persatu untuk meminta mengisi survei. Hal ini tentu menghemat waktu dan tenaga Anda secara signifikan.
3. Data tersimpan secara aman. Setiap form yang Anda buat dan setiap jawaban dari responden akan disimpan di Google Drive milik Anda. Karena tersimpan di Google Drive, Anda tidak perlu takut data Anda hilang atau terhapus.

Fitur Google Form

Google Form memiliki berbagai fitur menarik yang membantu Anda dalam membuat form. Berikut ini beberapa fitur di antaranya:

Drag-and-drop

Drag-and-drop adalah memindahkan suatu objek dengan cara mengklik kemudian menarik objek tersebut ke tempat yang diinginkan. Saat menarik objek (Drag), Anda perlu menahan tombol kiri mouse dan kemudian melepaskannya saat meletakkan objek (Drop).

Google Form memiliki fitur drag-and-drop tersebut. Berikut ini contoh drag-and-drop pada Google Form.

Dengan adanya fitur drag-and-drop, Anda dapat membuat pertanyaan di Google Form dengan lebih mudah. Hal ini pula yang menyebabkan Google Form dapat digunakan oleh pengguna komputer yang awam sekalipun.

Summary Otomatis

Google Form mampu menghasilkan summary atau ringkasan dari hasil jawaban responden secara otomatis. Ringkasan tersebut akan ditampilkan dalam bentuk grafik atau diagram sesuai dengan jenis pertanyaan. Berikut contoh summary dari Google Form.

Dengan adanya summary yang dihasilkan secara otomatis, Anda dapat melihat bagaimana jawaban responden secara umum. Hal ini juga dapat membantu Anda untuk menganalisis data dengan lebih mudah. Bila Anda ingin menganalisis data lebih lanjut, Anda dapat mengekspor hasil Google Form ke Google Sheets atau Excel.

Hasil Survei Real-Time

Selain mampu menampilkan summary secara otomatis, Google Form juga dapat menampilkan hasil jawaban secara real-time. Artinya, summary akan langsung diupdate segera setelah responden mengklik tombol Submit. Hal ini tentunya sangat berguna apabila Anda membutuhkan data tersebut segera.

Response Validation

Response validation merupakan fitur Google Form yang mengharuskan responden mengisi jawaban menurut aturan yang sudah Anda tetapkan. Sebagai contohnya, Anda dapat menentukan aturan bahwa jawaban yang diisikan responden harus berupa angka. Apabila Anda ingin lebih spesifik, Anda dapat menentukan berapa angka terkecil yang bisa diisi oleh responden. Berikut ini contoh pengaturan response validation di Google Form.

Perlu dicatat bahwa tidak semua pertanyaan mempunyai fitur response validation ini. Hanya pertanyaan bertipe short answer, paragraph, dan checkboxes yang mempunyai fitur response validation tersebut.

Branching logic

Branching logic pada dasarnya merupakan fitur pada Google Form yang memungkinkan responden untuk berpindah ke bagian lain dari form sesuai dengan jawaban yang dipilih. Sebagai contohnya, Anda membuat pertanyaan “Apa pekerjaan Anda?”. Terdapat 3 opsi jawaban, yaitu “Swasta”, “Pegawai Negeri”, dan “Ibu Rumah Tangga”.

Bila responden menjawab “Swasta”, maka responden akan diarahkan langsung ke section B (Swasta) yang berisi pertanyaan seputar pegawai swasta. Apabila responden menjawab “Pegawai Negeri”, maka responden akan diarahkan bukan ke bagian/ section B, melainkan bagian C (Pegawai Negeri) yang berisi pertanyaan seputar pegawai negeri.

Adanya conditional logic ini memungkinkan Anda membuat pertanyaan yang lebih spesifik untuk tiap responden. Dengan demikian, hasil jawaban yang didapatkan akan menjadi lebih memuaskan pula.

Kelebihan Google Form

Setelah mengetahui berbagai fitur Google Form, kita akan membahas mengenai kelebihan Google Form. Berikut ini beberapa kelebihan yang dimiliki Google Form:

1. Gratis. Kelebihan Google Form yang pertama adalah Anda tidak perlu mengeluarkan sepeser pun alias gratis. Anda dapat menggunakan seluruh fitur Google Form tanpa ada biaya tambahan atau biaya berlangganan apapun. Hal inilah yang menjadi salah satu kelebihan utama Google Form dibanding aplikasi/ layanan pembuat form lainnya.
2. Mudah digunakan. Google Form memiliki tampilan yang simpel sehingga dapat digunakan oleh pengguna awam. Selain itu, Google Form juga memiliki fitur drag-and-drop yang memudahkan pengguna untuk mengedit form.
3. Terintegrasi dengan Google Sheets. Sebagai salah satu produk Google, Google Form terintegrasi dengan beberapa layanan Google lainnya, salah satunya adalah Google Sheets. Dengan demikian, setiap jawaban yang dikumpulkan dari responden akan diekspor ke Google Sheets. Hal ini memungkinan Anda untuk mengolah data lebih lanjut di Google Sheets.
4. Hasil real-time. Tiap kali responden mengumpulkan form, hasil yang ada di Google Form juga akan langsung diupdate. Hal ini tentunya menghemat waktu karena Anda dapat langsung mengolah data responden tersebut.
5. Adanya summary. Seperti yang sudah dijelaskan pada bagian Fitur Google Form, Google Form menyediakan ringkasan (summary) hasil berupa grafik dan diagram. Hal ini dapat membantu Anda untuk melihat gambaran umum hasil jawaban responden.
6. Cara share mudah. Google Form memberikan berbagai pilihan untuk membagikan form. Anda dapat membagikan Google Form lewat email, link, ataupun dengan meng-embed form di blog atau website Anda. Selain itu, Anda dapat juga mencetak Google Form untuk dibagikan secara offline kepada responden.
7. Add-ons. Kelebihan Google Form lainnya adalah adanya add-ons. Add-ons merupakan modul tambahan yang dapat menambah fungsi serta mempermudah pembuatan form. Tiap add-ons mempunyai fungsi yang berbeda-beda. Salah satu contoh add-ons tersebut adalah FormLimiter yang dapat menutup pengisian Google Form setelah target tertentu tercapai.

Kekurangan Google Form

Di samping kelebihan yang dimiliki, Google Form juga memiliki beberapa kekurangan. Berikut ini beberapa kekurangan Google Form yang kerap dikeluhkan banyak orang:

1. Desain yang terbatas. Meski mempunyai opsi kustomisasi, Google Form hanya menyediakan pilihan yang terbatas. Salah satu contohnya adalah pilihan font yang sangat sedikit.

   

   Dari gambar di atas, Anda dapat melihat bahwa hanya ada 4 pilihan font di Google Form, yaitu Basic, Decorative, Formal, dan Playful.
2. Pilihan ekspor yang terbatas. Google Form hanya menyediakan beberapa opsi ekspor, yaitu ke Google Sheets dan pdf. Sampai saat ini, Google Form belum menyediakan fitur untuk mengubah Google Form menjadi file Word (.docx).
3. Tidak ada notifikasi email. Secara default, Google Form tidak memberikan notifikasi ke email bila ada responden yang mengisi survei Anda. Anda perlu mengaktifkannya secara manual melalui tab Response, pilih tanda titik tiga (di atas menu Accepting responses) kemudian pilih Get email notifications for new responses.
4. Tidak ada riwayat pengeditan. Google Form tidak memiliki riwayat pengeditan yang berarti Anda tidak bisa melihat perubahan apa saja yang sudah dibuat pada form. Hal ini cukup mengganggu terutama bila form tersebut dikelola dalam tim, di mana terdapat banyak orang yang dapat mengedit form tersebut.

Sekian artikel mengenai kelebihan dan kekurangan Google Form. Apabila Anda memiliki pertanyaan, kritik, atau saran seputar artikel di atas, Anda dapat meninggalkan pesan di kolom komentar berikut ini. Untuk mengetahui langkah-langkah membuat Google Form, Anda dapat mengunjungi artikel berikut ini.