Microsoft Word adalah aplikasi pengolah dokumen yang sangat populer baik di dunia pendidikan, pekerjaan, dll. Seiring berjalannya waktu, Microsoft Word ini terus diperbarui dengan fitur-fitur yang mempermudah proses pembuatan dokumen. Sebagai aplikasi pengolah kata yang paling terkenal, tentu Microsoft Word memiliki keunggulan dibandingkan aplikasi pengolah kata lainnya. Akan tetapi, bagai peribahasa “Tak ada gading yang tak retak”, Microsoft Word juga memiliki kekurangannya sendiri.
Pada artikel ini, Anda dapat mengetahui kegunaan, manfaat, fitur, serta kelebihan dan kekurangan dari Microsoft Word. Untuk mempermudah Anda dalam membaca isi artikel, berikut daftar isi yang dapat Anda gunakan.
Kegunaan dan Manfaat Microsoft Word
Kegunaan Microsoft Word
Microsoft Word memiliki berbagai kegunaan yang sudah diketahui banyak orang. Aplikasi buatan Microsoft ini sering digunakan untuk menulis surat, brosur, laporan, dan dokumen-dokumen lainnya. Selain menulis, Anda juga dapat menambahkan berbagai jenis konten ke dalam dokumen. Ketika menulis suatu data dengan jumlah yang banyak, Anda dapat menyisipkan tabel ke dalam dokumen. Anda juga dapat menulis surat dengan mudah di Microsoft Word. Dengan menggunakan spreadsheet dari Microsoft Excel, maka setiap data tujuan (nama, tempat, dll) dapat langsung tercantum pada masing-masing surat. Fitur-fitur tersebut yang membuat Microsoft Word menjadi salah satu aplikasi pengolah kata yang sangat diandalkan.
Manfaat Microsoft Word
Berikut beberapa manfaat Microsoft Word yang dapat mempermudah Anda dalam mengerjakan tugas atau pekerjaan:
1. Menghemat Waktu: Dengan menggunakan Microsoft Word, Anda dapat mengerjakan sesuatu yang banyak sekaligus. Seperti pada bagian sebelumnya, kemampuan Word untuk menulis setiap data tujuan pada surat-surat (Mail Merge) tentu menghemat waktu dibandingkan menulis satu per satu secara manual. Di samping itu, Microsoft Word juga dapat mengkonversi data dari program Microsoft lainnya seperti Excel. Hal ini tentu lebih cepat dibandingkan menulis ulang data tersebut.
2. Keamanan: Microsoft Word menyediakan pilihan keamanan untuk dokumen Anda. Ada beberapa opsi keamanan yang dapat Anda gunakan, yaitu:
a. Always Open Read Only: Mencegah terjadinya perubahan yang tidak disengaja ketika membuka dokumen.
b. Encrypt with Password: Dokumen hanya dapat dibuka untuk orang yang memiliki password.
c. Restrict Editing: Membatasi jenis perubahan yang dapat dilakukan terhadap dokumen.
d. Restrict Access: Mencegah orang lain untuk mengubah, menyalin, dan mencetak dokumen.
Fitur Microsoft Word
Microsoft Word memiliki berbagai fitur yang membuatnya unggul dibandingkan aplikasi pengolah kata (word processor) lainnya. Berikut ini beberapa fitur Microsoft Word yang kerap digunakan:
Pengejaan dan Struktur Kalimat
Salah satu fitur Microsoft Word yang sangat membantu proses pembuatan dokumen adalah Spelling & Grammar. Dengan fitur ini, Microsoft Word membantu Anda untuk menemukan kesalahan pengejaan pada dokumen dengan mudah. Selain pengejaan, Microsoft Word juga dapat mengecek struktur kalimat pada dokumen.
Anda dapat mengakses fitur Microsoft Word ini melalui Review > Spelling & Grammar. Setelah Anda menekan ikon Spelling & Grammar, muncul panel di bagian kanan dan bagian tulisan yang salah akan diberi garis bawah berwarna biru. Anda dapat melihat alasan dari kesalahan tersebut dan perbaikan yang disarankan.
Fitur ini tidak hanya bekerja untuk Bahasa Inggris, namun juga dapat digunakan pada bahasa lain. Untuk mengatur bahasa yang ingin digunakan Anda dapat mengakses Review > Language > Set Proofing Language, lalu pilih bahasa yang ingin digunakan.
WordArt
Fitur Microsoft Word ini berguna untuk mengubah tampilan pada suatu tulisan pada dokumen. Dengan menggunakan WordArt Anda dapat memberikan efek spesial pada tulisan yang dipilih. Anda dapat mengubah warna, outline, efek-efek seperti bayangan, pantulan, dan bentuk tulisan.
Header, Footer dan Page Number
Fitur Microsoft Word ini memungkinkan Anda untuk memberikan keterangan/ deskripsi baik di bagian atas maupun bawah halaman dokumen. Deskripsi pada bagian atas halaman menggunakan Header, sebaliknya pada bagian bawah menggunakan Footer. Apabila Anda membuat dokumen dengan jumlah halaman yang banyak, maka Page Number dapat membantu Anda untuk memberikan nomor halaman. Dengan hal tersebut, dokumen Anda menjadi lebih tertata dan rapi. Untuk menambahkan Header dan Footer, Anda dapat mengunjungi artikel kami mengenai panduan belajar Microsoft Word.
Melindungi Dokumen Anda dengan Password
Fitur Microsoft Word yang satu ini memberikan Anda pilihan untuk melindungi dokumen agar lebih aman. Dokumen tersebut dapat Anda enkripsi menggunakan password tertentu. Dengan demikian, hanya orang yang mengetahui password tersebut yang dapat membuka dokumen. Anda dapat memasang password untuk dokumen Anda dnegan mengakses File > Info > Protect Document > Encrypt with Password.
Mode Speech-to-Text
Fitur Microsoft Word yang satu ini dapat membantu Anda untuk membuat dokumen dengan cara mengubah suara menjadi tulisan di dalam dokumen. anda dapat menemukan opsi ini melalui Home > Dictate. Mode speech-to-text ini juga mendukung berbagai jenis bahasa yaitu:
- Inggris (Australia, Kanada, India, UK, US)
- Perancis (Perancis, Kanada)
- Jerman
- Italia
- Portugis (Brazil)
- Spanyol (Mexico, Spanyol)
- Mandarin
Untuk menggunakan bahasa selain di atas, Anda perlu untuk menggunakan Voice Recognition pada Windows 10.
Shortcut Microsoft Word
Ketika membuat dokumen, Anda dapat melakukan suatu perintah melalui toolbar pada bagian ribbon Microsoft Word. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan shortcut-shortcut pada keyboard. Shortcut-shorcut Microsoft Word ini dapat membantu Anda untuk bekerja dengan lebih cepat dan efisien.
Kelebihan Microsoft Word
Microsoft Word tentu memiliki berbagai kelebihan yang menjadikannya aplikasi pengolah kata paling populer. Berikut beberapa kelebihan Microsoft Word beserta penjelasannya masing-masing:
Ketersediaan
Keunggulan Microsoft Word yang pertama adalah ketersediaannya. Microsoft Word ini dapat Anda temukan di setiap komputer, seperti komputer sekolah, kantor, ataupun komputer personal Anda. Dengan ketersediaannya yang luas, Anda dapat menyimpan dokumen di USB flash drive dan mengerjakannya di komputer lain.
Integrasi dengan Aplikasi Office Lainnya
Kelebihan Microsoft Word yang patut diacungi jempol adalah integrasi yang dimiliki dengan program Microsoft lainnya. Sebagai contoh, apabila Anda memiliki spreadsheet pada Microsoft Excel, Anda dapat langsung menempel (paste) spreadsheet menjadi tabel di Word. Anda juga dapat menghubungkan aplikasi Microsoft lainnya seperti Power Point, OneNote, Outlook dengan Microsoft Word. Kelebihan yang dimiliki oleh Microsoft Word ini membantu Anda untuk mempersingkat waktu yang dibutuhkan. Anda tidak perlu lagi untuk mengkonversi data dari satu aplikasi Microsoft agar dapat dibaca oleh aplikasi Microsoft lainnya.
Kompatibilitas
Keunggulan Microsoft Word yang ketiga adalah kompatibilitas yang dimiliki dengan versi yang berbeda. Meskipun Anda memiliki Microsoft Word 2019, Anda tetap dapat membuka dokumen yang dibuat menggunakan Microsoft Word 2013. Akan tetapi, perlu diperhatikan bahwa terkadang ada fitur Word saat ini yang tidak didukung oleh Microsoft Word versi terdahulu. Salah satu contohnya, equations dari format Word yang lebih baru akan diubah menjadi gambar bila dibuka pada Word versi sebelumnya, sehingga tidak dapat diedit.
Instant Help
Kelebihan Microsoft Word ini membantu Anda menyempurnkalan tulisan pada dokumen. Microsoft Word akan secara otomatis memberikan garis bawah berwarna merah pada kata-kata yang salah penulisan/ ejaan. Di samping itu, Word juga akan memberikan saran (kata pembenaran) saat Anda mengklik kata yang bergaris bawah itu. Selain kesalahan pada kata, Word juga dapat mengecek kesalahan pada struktur kalimat.
Kekurangan Microsoft Word
Di samping memiliki kelebihan, Microsoft Word juga memiliki beberapa kekurangan. Berikut beberapa kekurangan Microsoft Word yang kerap dikeluhkan oleh penggunanya.
Harga
Kekurangan Microsoft Word adalah harganya yang relatif mahal. Pada laman website Microsoft, harga dari Microsoft Word standar adalah Rp2.099.000,00 dan Microsoft Word versi Home & Student adalah Rp999.999,00. Harga yang relatif mahal ini tentu menjadi kekurangan Microsoft Word dibandingkan dengan aplikasi menulis lainnya seperti Google Docs yang dapat Anda gunakan secara gratis.
Sulit Menemukan Menu Sederhana
Microsoft memberikan fitur-fitur baru seiring waktu sehingga Anda memiliki banyak pilihan dalam mengolah dokumen Anda. Hal ini dapat membuat dokumen Anda menjadi lebih indah dan sesuai dengan keinginan. Akan tetapi, sebagian pengguna merasa bahwa kompleksnya perintah-perintah yang ada di Microsoft Word terkadang justru membingungkan. Perintah-perintah yang sederhana dan sering digunakan terkadang sulit ditemukan pada bagian ribbon.
Keterbatasan Format Dokumen
Kekurangan Microsoft Word yang ketiga adalah format dokumen yang dapat dibuat. Meskipun saat ini Microsoft Word memiliki fitur yang relatif banyak, aplikasi ini tidak cocok untuk membuat dokumen tertentu. Sebagai contoh, pembuatan dokumen seperti spreadsheet, databases, dan HTML sulit dilakukan menggunakan Microsoft Word.
Sekian artikel mengenai kelebihan dan kekurangan Microsoft Word. Apabila Anda memiliki pertanyaan seputar topik Microsoft Word, Anda dapat menuliskannya pada kolom komentar berikut.
